Comment les établissements envoient les dossiers académiques électroniques à WES

De nombreuses institutions dans le monde produisent des dossiers académiques au format électronique ou numérique. WES (World Education Services) a maintenant conclu un partenariat avec de nombreux établissements d'enseignement pour accepter les documents de travail ou les demandeurs de visa étudiant au format électronique provenant de sources sécurisées, officielles et vérifiées.

Lorsqu'il s'agit de se procurer un rapport d'évaluation, l'envoi des documents nécessaires au format électronique peut accélérer la réalisation du rapport. Avec WES, la sécurité et l'efficacité du partage de vos dossiers académiques sont assurées.

Il existe des méthodes efficaces pour partager avec WES les documents numériques requis.

Pour commencer, renseignez-vous auprès de votre institution d'envoi si elle dispose d'une option électronique pour la transmission des documents. Même s'ils ne sont pas en faveur de cette option, WES pourrait toujours accepter les documents électroniques des institutions.

Il est à noter que pour mettre en place la soumission électronique de documents, l'institution doit disposer d'une adresse e-mail facilement vérifiable.

À propos des institutions partageant des documents avec WES

Les établissements doivent consulter leur site Web universitaire et les documents requis par WES. Une institution peut partager des documents électroniques avec WES de 3 manières :

• Canaux de transmission directe
• Plateforme en ligne
• Email

Canaux de transmission directe

WES conclut des partenariats avec des centaines d'institutions internationales ainsi qu'avec des fournisseurs tiers. Il s'agit de recevoir des documents électroniques via des canaux vérifiés. Ces canaux, fermés et sécurisés, permettent aux établissements de transmettre directement des documents à WES.

Pour une livraison rapide et sécurisée des documents, WES propose 2 options à savoir :

• SFTP (Protocole de transfert de fichiers sécurisé)
• API (interface de programmation d'application)

Les institutions sont censées n'utiliser qu'un seul de ces canaux vérifiés pour transférer les documents vers WES. À ce jour, certaines des institutions qui ont conclu un partenariat avec WES comprennent :

• Université de Santo Tomás
• Université de Mumbai
• Université du Bénin
• L'Université des Antilles, Mona
• parchemin
• Centre national d'échange d'étudiants
• ENIC Ukraine
• Portefeuille de documents
• Solutions d'identification
• CHESICC (Centre chinois d'information et de carrière des étudiants de l'enseignement supérieur)
• CNRED (Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor)

Plateforme en ligne

WES se procure des documents électroniques auprès des institutions via la plate-forme en ligne, le moyen le plus courant de le faire. L'institution émettrice des documents peut disposer de sa propre plateforme en ligne. Sinon, il peut prendre le service d'un fournisseur tiers. Les documents électroniques sont émis sous forme de PDF certifiés avec une signature numérique.

Voici les étapes à suivre pour partager des documents à partir de plateformes en ligne :

• Connectez-vous au compte de l'établissement connecté à la plateforme en ligne.
• Sélectionnez WES comme destinataire des documents au format électronique.
• Si WES ne peut pas être sélectionné comme destinataire, vous avez la possibilité d'envoyer les documents à l'adresse e-mail indiquée sur la page de WES intitulée « Documents requis ». Si des documents sont envoyés à un autre courrier électronique, cela entraînera des retards dans le traitement des documents.

Il est à noter que WES utilise ces adresses e-mail uniquement pour collecter des documents. Pour toute autre question, le service client doit être contacté.

Une fois que WES aura reçu le lien lui permettant d'accéder aux documents, il les collectera et procédera à l'évaluation. Seuls les documents électroniques envoyés directement via la plateforme en ligne officielle de l'institution ou du prestataire de services tiers seront considérés comme officiels.

Les plateformes en ligne avec lesquelles WES travaille incluent :

• Université de Birmingham
• University College London
• Registre des diplômes norvégiens
• université nationale de Singapour
• Centre national d'échange d'étudiants
• Mes eQuals
• Diplôméintelligence
• Escrip-Safe
• Noyau numérique

Email

Dans le cas où aucune autre option n'est disponible pour récupérer des documents électroniques d'une institution, l'institution peut les envoyer par courrier électronique en pièces jointes. Pour cela, ils devront utiliser leur email institutionnel officiel.

Les règles d'envoi des documents par courrier électronique sont les suivantes :

• L'e-mail de l'expéditeur sur le site Internet de l'institution doit être vérifiable.
• L'expéditeur doit avoir le pouvoir d'envoyer des dossiers académiques. Les services chargés de l'envoi des documents comprennent
  • le bureau du registraire
  • le département des examens, des récompenses et des diplômes
  • le contrôleur des examens
  • le Bureau des archives académiques.
  • le département des services aux étudiants
• Les documents joints à l'e-mail doivent être partagés dans un format tel que PDF, qui est sécurisé et immuable.
• Il est nécessaire que les e-mails passent des contrôles stricts tels que la sécurité et l'authenticité anti-usurpation.

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