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Veröffentlicht am März 26 2021

Wie Institutionen elektronische Studienunterlagen an WES senden

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By  Herausgeber
Aktualisiert Dezember 20 2023

Es gibt viele Institutionen auf der ganzen Welt, die akademische Aufzeichnungen in einem elektronischen oder digitalen Format erstellen. WES (World Education Services) ist jetzt eine Partnerschaft mit vielen Bildungseinrichtungen eingegangen, um Arbeitsdokumente oder Antragsteller für ein Studentenvisum in elektronischem Format aus sicheren, offiziellen und verifizierten Quellen zu akzeptieren.

Bei der Beschaffung eines Evaluierungsberichts kann die Zusendung der erforderlichen Unterlagen in elektronischer Form die Fertigstellung des Berichts beschleunigen. Mit WES sind die Sicherheit und Effizienz der Weitergabe Ihrer akademischen Aufzeichnungen gewährleistet.

Es gibt wirksame Methoden, um die erforderlichen digitalen Dokumente mit WES zu teilen.

Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrer entsendenden Institution, ob diese über eine elektronische Möglichkeit zur Übermittlung von Dokumenten verfügt. Auch wenn sie diese Option nicht unterstützen, könnte WES dennoch elektronische Dokumente von den Institutionen akzeptieren.

Es ist zu beachten, dass für die Einrichtung der elektronischen Übermittlung von Dokumenten die Einrichtung über eine leicht überprüfbare E-Mail-Adresse verfügen muss.

Informationen zu Institutionen, die Dokumente mit WES teilen

Institutionen müssen ihre akademische Website und die von WES geforderten Dokumente überprüfen. Eine Institution kann auf 3 Arten elektronische Dokumente mit WES teilen:

  • Direktübertragungskanäle
  • Online-Plattform
  • E-Mail

Direktübertragungskanäle

WES geht zu Hunderten Partnerschaften mit internationalen Institutionen sowie mit Drittanbietern ein. Dabei handelt es sich um den Empfang elektronischer Dokumente über verifizierte Kanäle. Diese geschlossenen und sicheren Kanäle ermöglichen es Institutionen, Dokumente direkt an WES zu übermitteln.

Für eine schnelle und sichere Dokumentenlieferung bietet WES 2 Optionen, nämlich:

  • SFTP (Secure File Transfer Protocol)
  • API (Anwendungsprogrammierschnittstelle)

Institutionen sollen nur einen dieser verifizierten Kanäle nutzen, um die Dokumente an WES zu übermitteln. Zu den Institutionen, die eine Partnerschaft mit WES eingegangen sind, gehören derzeit:

  • Universität von Santo Tomas
  • Universität von Mumbai
  • Universität von Benin
  • Die Universität der Westindischen Inseln, Mona
  • Pergament
  • Nationales Studenten-Clearinghaus
  • ENIC Ukraine
  • Dokumentenmappe
  • Lösungen für Anmeldeinformationen
  • CHESICC (China Higher Education Student Information and Career Center)
  • CNRED (Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor)

Online-Plattform

WES beschafft elektronische Dokumente von Institutionen über die Online-Plattform, den gängigsten Weg. Die ausstellende Institution kann über eine eigene Online-Plattform verfügen. Wenn nicht, kann es den Dienst eines Drittanbieters in Anspruch nehmen. Die elektronischen Dokumente werden als zertifizierte PDFs mit digitaler Signatur ausgegeben.

Im Folgenden sind die Schritte zum Freigeben von Dokumenten von Online-Plattformen aufgeführt:

  • Loggen Sie sich in das mit der Online-Plattform verbundene Konto der Institution ein.
  • Wählen Sie WES als Empfänger der Dokumente im elektronischen Format aus.
  • Wenn WES nicht als Empfänger ausgewählt werden kann, besteht die Möglichkeit, die Dokumente an die E-Mail-Adresse zu senden, die auf der WES-Seite „Erforderliche Dokumente“ aufgeführt ist. Wenn Dokumente an eine andere E-Mail gesendet werden, kommt es zu Verzögerungen bei der Dokumentenverarbeitung.

Es ist zu beachten, dass WES diese E-Mail-Adressen nur zum Sammeln von Dokumenten verwendet. Für alle anderen Fragen muss der Kundenservice kontaktiert werden.

Sobald WES den Link zum Zugriff auf die Dokumente erhält, sammelt es diese und führt die Auswertung durch. Als offiziell gelten nur elektronische Dokumente, die direkt über die offizielle Online-Plattform der Institution oder des Drittanbieters übermittelt werden.

Zu den Online-Plattformen, mit denen WES zusammenarbeitet, gehören:

  • Universität von Birmingham
  • University College London
  • Norwegisches Diplomregister
  • National University of Singapore
  • Nationales Studenten-Clearinghaus
  • Meine eQuals
  • Gradintelligenz
  • Abbruchsicher
  • Digitaler Kern

E-Mail

Falls keine andere Möglichkeit besteht, elektronische Dokumente von einer Institution abzurufen, kann die Institution diese per E-Mail als Anhang versenden. Dafür müssen sie ihre offizielle institutionelle E-Mail-Adresse verwenden.

Die Regeln für den E-Mail-Versand von Dokumenten lauten wie folgt:

  • Die E-Mail des Absenders auf der Website der Website der Institution muss überprüfbar sein.
  • Der Absender muss die Berechtigung zum Versand von Studienzeugnissen besitzen. Zu den für den Versand von Dokumenten zuständigen Abteilungen gehören:
    • das Standesamt
    • die Abteilung für Prüfungen, Auszeichnungen & Abschluss
    • der Prüfungscontroller
    • das Amt für Studienunterlagen.
    • die Abteilung Studierendenservice
  • Die an die E-Mail angehängten Dokumente sollten in einem Format wie PDF bereitgestellt werden, das sicher und unveränderlich ist.
  • Es ist notwendig, dass E-Mails strenge Prüfungen wie Sicherheit und Anti-Spoofing-Authentizität bestehen.

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